Van management support naar IT-specialist en terug
Door: Rik
Blijf op de hoogte en volg Rik en Dinie
22 Maart 2008 | Ghana, Tamale
Toen we een klein jaar geleden onze officiële VSO contracten bespraken en uitlegde dat “management support” niet betekende dat ik het management met geld kom steunen, vertelde de directeur me dat het management eigenlijk wel Ok is en ze meer behoefte hebben aan een computer deskundige. Dus ben ik “IT-specialist” met globaal gezien twee taken:
- Automatisering van ons kantoor
- En verbetering van computer onderwijs is het district
In dit verhaal concentreer ik me op het eerste punt. Voor mezelf besloot ik dat ik de automatisering van ons kantoor als gereedschap zou gebruiken om het management bij te sturen.
Ik maakte een plan om de gegevens die we op kantoor gebruiken in een centrale database te verwerken. Het plan heeft veel “Go-No go” mijlpalen.
Stap 1:
In een geleend computerlokaal van een school en trainde ik collega’s in het gebruik van computers. Tijdens de training hield ik bij wie wel en wie geen aanleg heeft voor computer gebruik.
Stap 2:
Go-No go beslissing nummer 1. No go dus, te weinig aanleg.
Plan herschreven: Twee medewerkers worden getraind in het gebruik van een database. Een ander deel gaat eenvoudigere Word en Excel sjablonen gebruiken en worden daar specifiek in getraind. Maar eerst:
Stap 1:
Data en workflow analyse zodat we juiste sjablonen kunnen ontwerpen.
Ons kantoor lijkt een zootje en dat is het op het eerste gezicht ook maar als je iets verder kijkt, dan is alles aan strikte regels gebonden. Deze regels zijn echter vaak verre van praktisch en leiden zelden naar kwaliteit. Het loopt echter al jaren zo en dat is niet voor niets. Een van de belangrijkste redenen waarom een procedure loopt zoals die loopt is omdat een persoon hoger in rang het simpel weg zo wil of ooit wilde. Als Hollander stel je meteen een inefficiënte regel ter discussie maar er is geen Ghanees die vragen stelt bij de beslissing van zijn baas. Enkele voorbeelden:
- Vanachter een bureau ergens in de hoofdstad is besloten dat vanaf dit schooljaar alle kinderen vanaf de basisschool computer lessen moeten krijgen. In theorie een hele goede zaak natuurlijk. Maar het staat wel erg ver van de realiteit. In ons district (derde grote stad van Ghana) hebben exact 83% van de scholen niet eens stroom, laat staan computers. Met de een of twee honderd euro lumpsum is natuurlijk ook niet toereikend. Er wordt onderling veel geklaagd maar niemand zal dit hoger op nemen.
- De drie hoogste klassen van de HAVO & VWO mogen 2.50 € per student vragen voor computer onderwijs. Vaak betalen studenten wel, maar zijn er geen computers dus . . .
- Een tijdje geleden werd het statistics office gevraagd een reeks gedetailleerde gegevens aan te leveren van 2004 tot nu. Ik weet zeker dat ze dergelijke gegevens nooit verzameld hebben. Maar niemand die het waagt om dit terug te melden. Liever worden er cijfers uit de duim gezogen. Een dag later komt vanuit een andere hoek een lijst met bijna dezelfde vragen. Dus weer worden er cijfers verzonnen. Totdat iemand weet te vertellen dat beide lijsten tijdens een zelfde vergadering door de verschillende partijen gepresenteerd zullen worden. Oei, als een gek achter de eerder verzonnen cijfers aan en kopiëren. “It is not easy. Oh!” Je wil niet weten welke beslissingen genomen worden aan de hand van deze cijfers.
Verbeteringen in de procedures liggen vaak voor de hand en zijn algemeen bekend maar hoe vertel je het je baas zonder dat hij of zij gezichtsverlies lijdt?
In gesprekken met de directeur ben je (gelukkig) nooit alleen. Op haar kantoor wemelt het van collega’s die ook met haar willen praten. Dagbani kent het woord “privacy” niet. Tijdens zo een gesprek is het wel eens voorgekomen dat me terloops een simpele suggesties tot verbeteringen van een procedure ontglipte, in een voor ons zeer bescheiden manier overigens. Dan zie ik meteen aan de gezichten van mijn collega’s dat ik er helemaal naast zit. Tja, naïeve blanke. Gelukkig heb ik inmiddels een beetje krediet bij de directeur, we lachen er eens mee, gezichten ontspannen zich weer en we praten er niet meer over.
Misschien is mijn naïviteit wel mijn belangrijkste kracht. Voor de oplossingen hebben ze mij eerlijk gezegd niet nodig. Wel hebben ze iemand nodig die zijn kop durft te stoten, die het recht heeft om af en toe een domme vraag te stellen.
Toch moet ik er voor waken mijn krediet niet te snel te verspelen. Daarom probeer ik (lukt me niet altijd) elke suggestie van te voren voorzichtig uit te schrijven. Pas als ik denk dat het verhaal niet meer subtieler kan en dat de vanzelfsprekendheid van het voorstel ervan af druipt, dan bespreek ik het met een directe collega die inmiddels eerlijk tegen me durft te zijn. We maken er dan als het waren een Ghanees verhaal van en dat is absoluut noodzakelijk en iets dat ik zelf niet kan.
Stap 2:
Het hoofdkwartier in de hoofdstad besloot om de statistische gegevens decentraal in te laten voeren. Dus stuurde ze drie nieuwe krachtige computers. Ze zijn maanden in de doos blijven zitten omdat er geen plaats voor zou zijn. Ondertussen woonde de ratten er in. Toen de software (heuse goed gestructureerde “MS SQL Server” database) arriveerde moest men wel plaats maken. Een kwestie van de bureaus herschikken. Als een bezetene voerde we de gegevens in. Een schat aan informatie, van aantallen leerlingen, boeken tot, rangen, schalen en standen van docenten tot wc hokjes, type muren, daken en vloeren, aantal gestorven kinderen en ouders en nog veel meer. 80% Bij elkaar verzonnen natuurlijk. Net op tijd zijn we klaar de drie databases gaan naar het hoofdkwartier. Een maand later word ik gebeld: “We have a small problem merging the databases.”. (Voor de insiders: ze waren vergeten dat elke database zijn eigen IDs aanmaakte. Bij het samenvoegen gaf dat dus dubbele IDs in the records.) Ondertussen was het me op ons eigen kantoor al gelukt en wist ik waar het probleem zat. Ook de West African Exam Committee (WAEC) heeft een tijdje gelden een dergelijke stunt uitgehaald, een MS Acccess database vol fouten werd het hele land ingeslenterd. Destijds heb ik hoofdkwartier van WAEC bezocht. Ik verwachte een hoop stress op dat kantoor. Mensen werkte wel door maar echte stress, nee. Terwijl het hele land de “helpdesk” belde.
Efin, ik dwaal af, we hebben dus enorm veel gegevens in die database. Dus hoogste tijd om twee mensen van ons kantoor het gebruik van een database aan te leren. Een van hen leende we een oude laptop. Maar die bleek achter af niet gebruikt te worden. Dus streng als we zijn, terug met dat ding. Tja euh, is in Accra ter reparatie. Tja en euh de winkel is afgebrand dus euh . . . Lang verhaal, uiteindelijk het ding toch zonder brandwonden terug gekregen. Voorlopig verder met één collega.
Stap 3:
. . . er is tijd . . .
Enfin, plenty work to be done.
- Automatisering van ons kantoor
- En verbetering van computer onderwijs is het district
In dit verhaal concentreer ik me op het eerste punt. Voor mezelf besloot ik dat ik de automatisering van ons kantoor als gereedschap zou gebruiken om het management bij te sturen.
Ik maakte een plan om de gegevens die we op kantoor gebruiken in een centrale database te verwerken. Het plan heeft veel “Go-No go” mijlpalen.
Stap 1:
In een geleend computerlokaal van een school en trainde ik collega’s in het gebruik van computers. Tijdens de training hield ik bij wie wel en wie geen aanleg heeft voor computer gebruik.
Stap 2:
Go-No go beslissing nummer 1. No go dus, te weinig aanleg.
Plan herschreven: Twee medewerkers worden getraind in het gebruik van een database. Een ander deel gaat eenvoudigere Word en Excel sjablonen gebruiken en worden daar specifiek in getraind. Maar eerst:
Stap 1:
Data en workflow analyse zodat we juiste sjablonen kunnen ontwerpen.
Ons kantoor lijkt een zootje en dat is het op het eerste gezicht ook maar als je iets verder kijkt, dan is alles aan strikte regels gebonden. Deze regels zijn echter vaak verre van praktisch en leiden zelden naar kwaliteit. Het loopt echter al jaren zo en dat is niet voor niets. Een van de belangrijkste redenen waarom een procedure loopt zoals die loopt is omdat een persoon hoger in rang het simpel weg zo wil of ooit wilde. Als Hollander stel je meteen een inefficiënte regel ter discussie maar er is geen Ghanees die vragen stelt bij de beslissing van zijn baas. Enkele voorbeelden:
- Vanachter een bureau ergens in de hoofdstad is besloten dat vanaf dit schooljaar alle kinderen vanaf de basisschool computer lessen moeten krijgen. In theorie een hele goede zaak natuurlijk. Maar het staat wel erg ver van de realiteit. In ons district (derde grote stad van Ghana) hebben exact 83% van de scholen niet eens stroom, laat staan computers. Met de een of twee honderd euro lumpsum is natuurlijk ook niet toereikend. Er wordt onderling veel geklaagd maar niemand zal dit hoger op nemen.
- De drie hoogste klassen van de HAVO & VWO mogen 2.50 € per student vragen voor computer onderwijs. Vaak betalen studenten wel, maar zijn er geen computers dus . . .
- Een tijdje geleden werd het statistics office gevraagd een reeks gedetailleerde gegevens aan te leveren van 2004 tot nu. Ik weet zeker dat ze dergelijke gegevens nooit verzameld hebben. Maar niemand die het waagt om dit terug te melden. Liever worden er cijfers uit de duim gezogen. Een dag later komt vanuit een andere hoek een lijst met bijna dezelfde vragen. Dus weer worden er cijfers verzonnen. Totdat iemand weet te vertellen dat beide lijsten tijdens een zelfde vergadering door de verschillende partijen gepresenteerd zullen worden. Oei, als een gek achter de eerder verzonnen cijfers aan en kopiëren. “It is not easy. Oh!” Je wil niet weten welke beslissingen genomen worden aan de hand van deze cijfers.
Verbeteringen in de procedures liggen vaak voor de hand en zijn algemeen bekend maar hoe vertel je het je baas zonder dat hij of zij gezichtsverlies lijdt?
In gesprekken met de directeur ben je (gelukkig) nooit alleen. Op haar kantoor wemelt het van collega’s die ook met haar willen praten. Dagbani kent het woord “privacy” niet. Tijdens zo een gesprek is het wel eens voorgekomen dat me terloops een simpele suggesties tot verbeteringen van een procedure ontglipte, in een voor ons zeer bescheiden manier overigens. Dan zie ik meteen aan de gezichten van mijn collega’s dat ik er helemaal naast zit. Tja, naïeve blanke. Gelukkig heb ik inmiddels een beetje krediet bij de directeur, we lachen er eens mee, gezichten ontspannen zich weer en we praten er niet meer over.
Misschien is mijn naïviteit wel mijn belangrijkste kracht. Voor de oplossingen hebben ze mij eerlijk gezegd niet nodig. Wel hebben ze iemand nodig die zijn kop durft te stoten, die het recht heeft om af en toe een domme vraag te stellen.
Toch moet ik er voor waken mijn krediet niet te snel te verspelen. Daarom probeer ik (lukt me niet altijd) elke suggestie van te voren voorzichtig uit te schrijven. Pas als ik denk dat het verhaal niet meer subtieler kan en dat de vanzelfsprekendheid van het voorstel ervan af druipt, dan bespreek ik het met een directe collega die inmiddels eerlijk tegen me durft te zijn. We maken er dan als het waren een Ghanees verhaal van en dat is absoluut noodzakelijk en iets dat ik zelf niet kan.
Stap 2:
Het hoofdkwartier in de hoofdstad besloot om de statistische gegevens decentraal in te laten voeren. Dus stuurde ze drie nieuwe krachtige computers. Ze zijn maanden in de doos blijven zitten omdat er geen plaats voor zou zijn. Ondertussen woonde de ratten er in. Toen de software (heuse goed gestructureerde “MS SQL Server” database) arriveerde moest men wel plaats maken. Een kwestie van de bureaus herschikken. Als een bezetene voerde we de gegevens in. Een schat aan informatie, van aantallen leerlingen, boeken tot, rangen, schalen en standen van docenten tot wc hokjes, type muren, daken en vloeren, aantal gestorven kinderen en ouders en nog veel meer. 80% Bij elkaar verzonnen natuurlijk. Net op tijd zijn we klaar de drie databases gaan naar het hoofdkwartier. Een maand later word ik gebeld: “We have a small problem merging the databases.”. (Voor de insiders: ze waren vergeten dat elke database zijn eigen IDs aanmaakte. Bij het samenvoegen gaf dat dus dubbele IDs in the records.) Ondertussen was het me op ons eigen kantoor al gelukt en wist ik waar het probleem zat. Ook de West African Exam Committee (WAEC) heeft een tijdje gelden een dergelijke stunt uitgehaald, een MS Acccess database vol fouten werd het hele land ingeslenterd. Destijds heb ik hoofdkwartier van WAEC bezocht. Ik verwachte een hoop stress op dat kantoor. Mensen werkte wel door maar echte stress, nee. Terwijl het hele land de “helpdesk” belde.
Efin, ik dwaal af, we hebben dus enorm veel gegevens in die database. Dus hoogste tijd om twee mensen van ons kantoor het gebruik van een database aan te leren. Een van hen leende we een oude laptop. Maar die bleek achter af niet gebruikt te worden. Dus streng als we zijn, terug met dat ding. Tja euh, is in Accra ter reparatie. Tja en euh de winkel is afgebrand dus euh . . . Lang verhaal, uiteindelijk het ding toch zonder brandwonden terug gekregen. Voorlopig verder met één collega.
Stap 3:
. . . er is tijd . . .
Enfin, plenty work to be done.
-
22 Maart 2008 - 18:44
Theo:
Hello, Dinie en Rik ....
Hang on !!
Help is on his way !!
Just wait and see !!
Verry soon !! -
23 Maart 2008 - 08:47
Henk Zengers:
beste Dinie en Rik,
we zitten met pasen in de kou hier.Hebben zelfs sneeuw gehad
Juliie zullen er wel wat warmer bijzitten.
Een zalig paasfeest gewensten bedankt dat jullie weer eens wat hebben laten horen
-
23 Maart 2008 - 11:42
Steven Verberkt:
pretig paasfeest rik&dini ik ben met pasen niet thuis dan ben ik een week weg jammer he anders had je heel veel brichten van mij krijgen
groeten van:steven,bert,nathalie,sharon,honden, katten,vissen, -
23 Maart 2008 - 14:11
Breda:
Titel voor foto: Rik vóór stap 1. Hij lacht nog......
Dit jaar hebben we bevroren eieren. Met een schep gingen de kinderen in de weer om de verstopte eieren uit de laag gevallen hagel te graven. Het was niet zo moeilijk de eieren te vinden: de hagel nam de kleur van het onderliggende ei gemakkelijk op, want die was op water basis. Wel leuk zo'n witte tuin met hier en daar een gekleurde plek in de met witte hagel bedekte tuin....Vrolijk Pasen! -
23 Maart 2008 - 16:16
Lex En Netty:
Hallo Rik en Dinie,
Weer heel boeiend om te lezen. Ik denk dat het goed is om te ervaren dat je collega's onder alle omstandigheden geen stress kennen en misschien wel even breed blijven lachen als jij op de foto doet.
Succes met het vervolg
-
24 Maart 2008 - 10:25
Bob Vos:
In Ethiopie zeiden we dan
"Kaz bekaz enkulal begroei helal"
wat zoveel betekent als stap voor stap leert het ei lopen.
die van mij leerden ook lopen, heel hard het land uit of richting buitenlandse organisaties die meer salaris betaalden.
het houdt je in ieder geval nog even lekker bezig.
groeten Bob -
24 Maart 2008 - 12:46
Wieteke En Maureen:
Ha die Rik,
Fijn dat je zo wordt bezig gehouden in Ghana. Het houd je van de straat hè ;)
Fijne Paas,
Maureen en Wieteke
PS: Zit je daar nou een krantje te lezen op je werk? Get from your krent. There´s work to be done. -
30 Maart 2008 - 11:13
Marga Janse:
Dag dinie en Rik,
Ik heb jullie adres vrijdag van Hans Voermans (VSO NL) doorgekregen. Ik ben zelf net terug uit Tanzania waar ik 3 jaar heb gewerkt en ik lees met plezier jullie verslag. Ik heb een vraag, ik werk nu tijdelijk voor Philips die met een pilot project solar lampen /lantaarns van start zijn gegaan in Ghana. Vanuit een andere segmnet gaan we nu met een beursactie ophalen om een NGO te steunen om deze lampen te kunnen aankopen en uit te zetten bij de most vulnerable familie. Nu is er gekozen voor een NOGO die heet "New Energy" kennen jullie deze NGO en wat vinden jullie ervan. Ik hoop dat jullie willen helpen deze lampen op de juiste plaats te brengen.
Ik hoor het graag. Succes daar. lieve groeten, Marga
email: majasinfo@gmail.com -
01 April 2008 - 09:26
Sandra Abrahams:
Beste Rik en Dinie, met verbazing lezen we altijd jullie berichten, tjonge tjonge!
Petje af voor jullie twee! (en hou vol!) We hebben genoten van jullie mooie foto's. Isabella en Rebecca vonden de foto's van de kinderen op school het leukste, prachtig! we kijken alweer uit naar jullie nieuwe berichten!
heel veel groetjes van Rob, Sandra, Isabella en Rebecca -
19 April 2008 - 13:14
Willemien:
Ha Rik en Dinie,
Hoe is het in Tamale? Still struggling? En genieten hoop ik!Bevalt jullie nieuwe slaapkamer goed, of nog steeds last van de muziek van de overbuurvrouw?
In Nederland blijft het maar bar koud hoor. Niet echt prettig, maar ook dat zal op den duur wennen (naast de andere dingen ;-)).
Ik ben alweer begonnen met werk - en 't is ook best weer leuk. Maar, ik mis Tamale regelmatig hoor! 'k Zou af en toe wel even aan willen schuiven tijden de theekransjes.
Groeten,
Willemien
Reageer op dit reisverslag
Je kunt nu ook Smileys gebruiken. Via de toolbar, toetsenbord of door eerst : te typen en dan een woord bijvoorbeeld :smiley
